Vertrieb
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==Angebotsbearbeitung== | ==Angebotsbearbeitung== |
Version vom 10:16, 4. Aug. 2011
Inhaltsverzeichnis |
Allgemeine Funktionen
Abbuchung vom Lagerort Sapperlott
Diese Funktion geht "end-of-life" in 2011
Wichtige Angebote und Aufträge
Mit dieser Funktion können einzelne Angebote und Aufträge markiert werden,
die besonders wichtig erscheinen.
Dabei kann unterschieden werden, für welche Person die Angebote/ Aufträge wichtig sind.
Jeder Benutzer kann diese entweder für sich selbst oder für andere Benutzer als wichtig kennzeichnen.
Unter "Meine Favoriten"-> "Kunden" -> "Wichtige Angebote"/ "Wichtige Aufträge"
erscheinen diese dann beim gewünschten Benutzer.
In der Angebots- bzw Auftragsbearbeitung findet sich neben dem Feld der Auftragsnummer
ein Button mit dem Zeichen "!".
Um ein Angebot oder einen Auftrag als wichtig zu markieren genügt ein Klick auf diesen Button.
Dort kann dann angegeben werden, für welche Personen er markiert werden soll.
Um die Kennzeichnung als "wichtig" rückgängig zu machen,
wird erneut auf den Button geklickt und dann "Wichtig für.." mit "niemand" angegeben.
Damit verschwindet das Angebot/ der Auftrag wieder aus der Liste für
wichtige Angebote/ Aufträge.
Angebotsbearbeitung
Starten Sie ODIN und öffnen Sie, im Bereich „Vertrieb“ des ODIN-Menüs, die Angebotsbearbeitung.
Erfassen der Kopfdaten:
Um ein neues Angebot zu erstellen, klicken Sie in der unteren Symbolleiste auf „Erfassen“.
Das Eingabefeld der Kunden-Nummer wird nun rot dargestellt. Geben Sie hier die Kunden-Nummer ein, welche auch in Odin gesucht werden kann, indem Sie auf das Fernglas klicken, welches sich neben dem Eingabefeld befindet.
Suchen Sie nun nach der Kunden-Nummer, indem Sie entweder den Kurznamen oder eines der anderen Suchkriterien benutzen. Bei erfolgreicher Suche wird nun der Kunde in der Liste aufgeführt.
Durch einen Doppelklick auf die Kunden-Nummer wird sowohl diese, als auch die gesamte Anschrift des Kunden in das Angebot kopiert.
Nun klicken Sie auf das Feld der Anfragedaten und geben diese dort ein.
Nachdem Sie nun alle wichtigen Daten eingefügt haben, haben Sie die Möglichkeit noch weitere Daten einzugeben.
Klicken Sie dann auf den grünen Haken, der sich ganz unten befindet.
Nach Abschluss der Kopfdatenerfassung (grüner Haken),
gelangen Sie automatisch zu Positionserfassung.
Erfassen der Positionsdaten:
Klicken Sie auch hier wieder auf „Erfassen“ und gehen Sie direkt zum Feld der Artikelnummer.
Suchen Sie durch das Fernglas und dem gleichen Vorgang wie beim Suchen der Kunden-Nummer.
Klicken Sie auf die Artikelnummer und sofort werden Artikelnummer und Artikelbezeichnung in die Positionsdaten übernommen.
Klicken Sie nun unter der Überschrift „Mengen“ auf das Feld unter dem Namen „Angeboten“ und geben Sie die entsprechende Stückzahl dort ein.
Im Eingabefeld des Preises steht nun schon der Preis, der mit der Artikelnummer in die Positionsdaten übernommen wurde.
Auch dieser kann gegebenenfalls manuell eingegeben werden.
Genauso verhält es sich mit den Rabatt-Feldern. Klicken Sie nun wieder auf den grünen Haken.
Ihre Position wurde nun erfasst und weitere Positionen können Sie durch denselben Vorgang erfassen .
Um die Positionsdaten zu korrigieren, klicken Sie auf „Korrektur“. Sind Sie mit der Positionseingabe fertig, klicken Sie den Zurück-Button und gelangen so wieder zu den Kopfdaten ihres Angebots.
Vorschau und Ausdruck:
Durch klicken des Symbols in der unteren Leiste haben Sie nun die Möglichkeit einer Vorschau ihres Angebots.
Wenn Sie damit zufrieden sind und das Angebot drucken möchten, klicken Sie auf das dazugehörige Feld und auf die gewünschte Druckeinstellung.
Ihr Angebot wird nun ausgedruckt.
Angebotsbearbeitungsfunktionen im Überblick
- Erstellen und Ändern von Angeboten
- Übergabe des Angebots an einen Auftrag
- Angebotsarchiv für alle erledigten Aufträge im Originalzustand
- Beliebiger Wiederholdruck, auch von bereits archivierten Angeboten
- Vorschau des Angebots vor dem Ausdruck
- Anzeigen der Historie
- Recherche
- Beliebig langer Text für jede einzelne Position
Vertriebskalkulation
Nur wenn bei der Kalkulation der Button "Kalkulationsergebnisse und
mengenabhägige Einkaufs/Verkaufspreise" geklickt wird
und der Artikel nicht die Kategorie "Sonder" hat, stehen die so
kalkulierten Preise für weitere Aufträge und Bestellungen zur Verfügung.
Auftragsbearbeitung
Starten Sie ODIN und öffnen Sie, im Bereich „Vertrieb“ des ODIN-Menüs, die Auftragsbearbeitung.
Erfassen der Kopfdaten
Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie in der unteren Symbolleiste auf „Erfassen“.
Das Eingabefeld der Kunden-Nummer wird nun rot dargestellt. Geben Sie hier die Kunden-Nummer ein, welche auch in ODIN gesucht werden kann, indem Sie auf das Fernglas klicken, welches sich neben dem Eingabefeld befindet.
Suchen Sie nun nach der Kunden-Nummer, indem Sie entweder den Kurznamen oder eines der anderen Suchkriterien benutzen.
Bei erfolgreicher Suche wird nun der Kunde in der Liste aufgeführt.
Durch einen Doppelklick auf die Kunden-Nummer wird sowohl diese, als auch die gesamte Anschrift des Kunden in das Angebot kopiert.
Nun klicken Sie auf das Feld der Bestelldaten und geben diese dort ein.
Nachdem Sie nun alle wichtigen Daten eingefügt haben, haben Sie die Möglichkeit noch weitere Daten einzugeben.
Klicken Sie dann auf den grünen Haken, der sich ganz unten befindet.
Nach Abschluss der Kopfdatenerfassung (grüner Haken),gelangen Sie automatisch zu Positionserfassung.
Erfassen der Positionsdaten
Klicken Sie auch hier wieder auf „Erfassen“ und gehen Sie direkt zum Feld der Artikelnummer.
Suchen Sie durch das Fernglas und dem gleichen Vorgang wie beim Suchen der Kunden-Nummer.
Klicken Sie auf die Artikelnummer und sofort werden Artikelnummer und Artikelbezeichnung in die Positionsdaten übernommen.
Klicken Sie nun unter der Überschrift „Mengen“ auf das Feld unter dem Namen „Bestellt“ und geben Sie die entsprechende Stückzahl dort ein.
Im Eingabefeld des Preises steht nun schon der Preis, der mit der Artikelnummer in die Positionsdaten übernommen wurde.
Auch dieser kann gegebenenfalls manuell eingegeben werden.
Genauso verhält es sich mit den Rabatt-Feldern.
Klicken Sie nun wieder auf den grünen Haken.
Ihre Position wurde nun erfasst und weitere Positionen können Sie durch denselben Vorgang erfassen.
Um die Positionsdaten zu korrigieren, klicken Sie auf „Korrektur“. Sind Sie mit der Positionseingabe fertig, klicken Sie den Zurück-Button und gelangen so wieder zu den Kopfdaten ihres Auftrages.
In den Positionsdaten gibt es einen Gepl./gew. Termin, einen bestätigten Termin und einen Auslieferungstag.
Der Gepl./gew. Termin ist für die AB unbedeutend.
Der bestätigte Termin wird dann gedruckt (Normalfall), wenn KEIN Auslieferungstag eingegeben wurde.
Der Auslieferungstag hat also immer höchste Priorität und wird immer als Termin gedruckt, wenn er gesetzt ist.
Lagerort für Folgepositionen
Bei Erfassung der ersten Position und Änderung des Lagerorts erscheint die Frage:
Lagerort gilt für alle Positionen?
Bei Ja-Antwort werden die Lagerorte der Folge-Positionen automatisch
auf den Lagerort der 1. Position gesetzt.
Vorschau und Ausdruck
Durch klicken des Symbols in der unteren Leiste haben Sie nun die Möglichkeit einer Vorschau ihres Auftrages.
Wenn Sie damit zufrieden sind und den Auftrag drucken möchten, klicken Sie auf das dazugehörige Feld und auf die gewünschte Druckeinstellung.
Ihr Auftrag wird nun ausgedruckt.
Auftragsbearbeitungsfunktionen im Überblick
- Erstellen und Ändern von Aufträgen
- Erstellen eines Auftrags durch Übernahme der Angebotsdaten
- Auftragsarchiv für alle erledigten Aufträge im Originalzustand
- Beliebiger Wiederholdruck, auch von bereits archivierten Aufträgen
- Vorschau des Auftrages vor dem Ausdruck
- Anzeigen der Historie
- Recherche
- Positionen liefern und Lieferschein drucken
- Positionen fakturieren und Rechnung drucken
- Kommissionierschein drucken
- Unterpositionen anzeigen und bearbeiten
- Beliebig langer Text für jede einzelne Auftragsposition
- Übernahme von Kundenstammdaten in den Auftrag mit Änderungsmöglichkeit
- Markieren einzelner Positionen zum Liefern/ nicht Liefern
Kennzzeichen Autofaktura (J/N) in den Auftragskopfdaten:
Betrifft zurzeit nur Programm SumitomoXML
Auftragsarten
AU = Normaler Auftrag
AS = Auftrag Sonderprodukte/Speziell
AX = Exklusiver Auftrag
AB = Abruf-Auftrag
DE = Demo-Auftrag
GU = Gutschrift
GK = Gutschrift Konsilager-Artikel (--> Keine Auftragsstatistik)
KL = Kostenlose Lieferung
BA = Barverkauf (Wie AU, jedoch ohne OP-Übertragung an FIBU)
OT = OpenTrans-Auftrag
Provisionsermittlung
Bei der Auftragspositionserfassung wird der Provisionssatz wie folgt ermittelt:
(Ist eine Bedingung erfüllt, werden die daraulfolgenden Schritte nicht mehr berücksichtigt)
1. Schritt: Ist der Artikel nicht provisionsfähig (--> Artikelstamm Verkauf),
wird der Provisionssatz auf Null gesetzt.
2. Schritt: Ist bei dem Kunden ein Provisionssatz hinterlegt, der größer Null ist,
so gilt dieser.
3. Schritt: Ist bei dem Vertreter (Auftragskopfdaten --> VKZ)
für die Preisgruppe des eingegeben
Artikels ein Preisgruppenabhängiger Provisionssatz hinterlegt,
so gilt dieser (Auch wenn er Null ist!)
4. Schritt: Es gilt der generelle Provisionssatz im Vertreterstamm.
Der ermittelte Provisionssatz wird pro Position in das Feld Vertreterprovision eingetragen
und kann danach eventuell auftragsspezifisch angepasst werden.
Druck Kommissionierschein
Es werden wie bei der Funktion LIEFERSCHEIN einzelne
Positionen vom Benutzer ausgewählt, für die ein
Kommissionierschein erstellt werden soll.
Der Status der Position erhält den Wert KF (Kommissionier-Freigabe)
In dem Feld LS-Nr. (a52) wird die gelöste
Kommissionierschein-Nr. eingetragen.
Im Feld LS-Datum (a53) wird das aktuelle
Datum der Erstellung des Kommissionierschein eingetragen.
In der Historie wird der Vorgang wie folgt registriert:
Druck Kommissionierschein 'Kommissionierschein-Nr.'
Erstellen Schleifauftrag
Bei dieser sehr speziellen Funktion wird der Termin wie folgt gesetzt:
Ist in den Positionsdaten der Auslieferungstag gesetzt, dann ist der Schleifauftrags-Termin gleich dem Auslieferungstag abzügl. 1 Arbeitstag.
Bei nicht gesetztem Auslieferungstag ist der Schleifauftrags-Termin gleich dem Positions-Termin (KW) abzügl. 1 Arbeitstag. (Der Positions-Termin wird in ein Datum mit Wochentag Montag umgewandelt)
Kopieren Auftrag nach Bestellung
Ist im ODIN-Manager VER06-BESTELLNR=AUFTRAGSNR = YES,
(siehe auch à Vertrieb à Auftragsbearbeitung à Allgemein)
dann erhält die Bestellung die gleiche Nummer wie
der Auftrag, sofern nicht eine Bestellung mit
dieser Nummer bereits existiert. (z.B. durch ein früheres Kopieren)
Ist im ODIN-Manager VER06-BESTELLNR=AUFTRAGSNR = NO,
wird grundsätzlich eine neue Nummer gelöst.
Anmerkung:
Der Nummernkreis, aus dem eine Bestellnummer gelöst wird,
ist abhängig von der Bestellart.
Kopieren an Partnerfirma
Begriffe:
Partnerfirma (kurz PF) ist diejenige Firma, in der Sie einen
Auftrag oder eine Bestellung direkt in deren Auftragsdatei kopieren dürfen.
Quell-Firma (kurz QF) ist die Firma, in der Sie arbeiten.
Voraussetzungen/Vorbereitungen.
ODIN-Manager:
Zu welcher Partner-Firma möchten Sie Aufträge kopieren?
à Eingabe des Directory-Namens von PF
z.B.: Partnerfirma-1, Partnerfirma-2
Wie lautet die Auftrags-Nr. des Default-Auftrages (auf dieser Firma)?
à Auftrags-Nr. eingeben.
Vorher muss ein Auftrag in QF mit dieser Nummer
erfasst werden. (Nur Kopfdaten)
Der Kunde, der für diesen Auftrag angesprochen wird,
muss in QF und PF identisch erfasst sein.
z.B.: 499001,499002
Datenumsetzung beim Kopieren:
Kopfdaten:
Die Kopfdaten in PF entsprechen exakt den Kopfdaten des Default-Auftrages
Mit Ausnahme der Auftrags-Nr. und des Erfassungsdatums.
Auftrags-Nr. ist die Nummer des Auftrags, der kopiert wird.
Erfassungsdatum ist das aktuelle Datum
Positionsdaten:
Der Artikel der Position sollte in QF und PF erfasst sein, jedoch nicht identisch.
Ist der Artikel in PF nicht vorhanden, wird zwar die nicht vorhandene
Artikel-Nr. in die Positionsdaten von PF geschrieben, es werden jedoch
von der Artikel-Nr. der Default-Auftragsposition die Artikeldaten (z.B. Mengeneinheit,
Basispreis etc.) genommen.
Folgende Daten werden in PF entsprechend
den Daten im Artikelstamm v. PF gesetzt:
- EG-Kennzeichen
- Hauptartikel
- Mengeneinheit
- Preiseinheit
- Erlöskonto
- Lagerort = Hauptlagerort
Kopieren Auftrag (QF) nach Auftrag (PF):
Folgende Daten werden in PF auf „Leer“ bzw. Null gesetzt:
Rabatte und Zuschläge, Vertreterprovision,
Lagerort (Lagerabbuchung = „N“)
Preismutation:
VER06:VTOP:VP/BP=KUM-EK = PF
à Verkaufspreis/Basispreis (PF) = Kumulierter-EK (PF)
Ansonsten...
Normaler Artikel:
Basispreis = Basispreis aus Artikelstamm (PF)
VER06:VTOP:VP=BP=YES à Verkaufspreis (PF) = Basispreis (QF)
VER06:VTOP:VP=BP=NO à Verkaufspreis (PF) = Verkaufspreis x aus Artikelstamm (PF)
entsprechend Preiskategorie Kunde.
Sonderanfertigung:
Faktor = f (Lager) (VER06:VTOP:LAGER-ASSIGN-FAKTOR)
Faktor = 0 à Basispreis (PF) = Basispreis (Artikelstamm)
Faktor > 0 à Basispreis (PF) = Basispreis (Auftrag-QF) / Faktor
Verkaufspreis (PF) = Basispreis (Auftrag-QF)
Nebenkostenartikel:
Basispreis (PF) = Basispreis (Auftrag-QF)
Verkaufspreis (PF) = Basispreis (Auftrag-QF)
Kopieren Bestellung (QF) nach Auftrag (PF):
Preismutation:
Basispreis = Basispreis aus Artikelstamm (PF)
Verkaufspreis = Einkaufs (QF)
Funktionsauslösung:
OVER06 (Auftragsbearbeitung):
a) Funktion Kopieren an Partnerfirma b) Automatisch bei Lieferscheinerstellung, wenn gilt: Lagerort <> GBL:DEFAULT_HA
Korrektur Feld Sammel-Rechnung
Die Korrektur ist nur dann möglich, wenn...
a) im Kundenstamm das Feld Sammel-Rechnungen auf "Ja" steht.
b) wenn die Auftragsart nicht GU oder GK ist.
Recherche
Mit dem Programm Recherche können sämtliche Vorgänge
(Anfragen, Bestellungen, Angebote und Aufträge)
mit einer beliebigen Zeichenkette durchsucht werden (Volltextsuche).
Dabei muss der Benutzer nur unterscheiden, ob er
die Kopf- oder Positionsdaten durchsucht.
(Vorgangsspezifische Zusatzoptionen zur Filterung werden vom Programm automatisch abgefragt.)
Das Durchsuchen des Archivs erfolgt automatisch,
nachdem die aktuellen Voränge druchsucht wurden.
Das Programm liefert für jeden gefundenen Datensatz
die zugehörige Vorgangs-Nr. und eventuell Vorgangs-Position
sowie den Text, in dem die gesuchte Zeichenkette vorkommt.
Zusätzlich wird noch die Vorgangsart und der Positionsstatus angezeigt.
Die aktuellen Vorgänge werden zuerst aufgelistet.
Der ODIN-Manager stellt unter ODIN-Global die Felder ein,
die bei der Recherche durchsucht werden sollen.
Hierbei ist zweierlei zu beachten:
- Je weniger Felder angegeben werden, umso schneller ist die Recherche
- Das Programm berücksichtigt die Reihenfolge, in der die Felder eingegeben
werden.
Auftragslisten OVER10
Wenn Sie Ihre Aufträge über das Programm Auftragslisten (OVER10)
auswerten, beachten Sie bitte folgendes:
1. Die Mengen sind auch bei Gutschriften positiv (Nur der Warenwert wird negiert)
2. Wenn Sie das Gesamtergebnis (z. B. Gesamtumsatz) mit der Statistik vergleichen,
beachten Sie bitte, das Ihre Liste auch Artikel enthalten kann, die das Kennzeichen
Auftragsstatistik = „N“ haben und somit deren Umsatz und AE in der Statistik fehlen
Automatische Lieferscheinerstellung OVER07
Das Programm erstellt unter Berücksichtigung der weiter
unten aufgeführten Kriterien automatisch Lieferscheine
von Aufträgen aus dem Bereich KATALOGPRODUKTE.
Das Hauptkriterium für die automatische
Lieferscheinschreibung ist das Kennzeichen LS-Freigabe:
M Ist das Kennzeichen LS-Freigabe = M (Manuell),
erfolgt grundsätzlich keine Lieferscheinschreibung.
A Ist das Kennzeichen LS-Freigabe = A (Automatisch),
erfolgt eine Lieferscheinschreibung für einzelne
Positionen, wenn die Zusatzkriterien erfüllt sind.
K Ist das Kennzeichen LS-Freigabe = K (Automatisch,
wenn Komplettlieferung möglich ist), erfolgt eine
Lieferscheinschreibung des gesamten Auftrags, wenn
für alle Positionen die Zusatzkriterien erfüllt sind.
Zusatzkriterien:
Nur Lieferscheinschreibung, wenn...
Auftragsart = KL,AU,AS,BA oder AB Bei Auftragsart AB muss in den Positionsdaten zusätzlich ein Auslieferungstag gesetzt sein!
Keine Lieferscheinschreibung, wenn...
1. Kundenstamm:
Kennzeichen Lieferstopp im Kundenstamm = JA
2. Kennzeichen Lagerabbuchung in den Positionsdaten:
Ist im ODIN-Manager die Variable
VER07:KEIN-LS-ABBUCHUNG-NEIN = YES und
das Kennzeichen Lagerabbuchung in den
Positionsdaten = NEIN.
3. Gewünschter/Geplanter Termin ist grösser als die
aktuelle Woche plus die im ODIN-Manager
hinterlegten Toleranzwochen (VER07:PLUS-AKTUELLE-WOCHE)
4. Prüfung Lagerbestand:
Wenn das Kennzeichen Lagerabbuchung in den
Positionsdaten = „JA“ ist und der Lagerbestand nicht
ausreichend ist.
Programmstart:
Das Programm wird als Batchprogramm im Hintergrund mit
den bei ODIN möglichen Zeitoptionen gestartet. Zusätzlich
kann angegeben werden, ob sich das Programm selber am
nächsten Tag zur gleichen Zeit wieder startet.
Protokoll:
Nach jedem Programmlauf wird ein Protokoll erstellt, auf
dem die gelieferten Positionen aufgeführt werden. Zusätzlich
werden auch alle Positionen aufgeführt,
die geliefert werden könnten, jedoch auf manuelle Freigabe
gesetzt sind oder nicht komplett geliefert werden können.
Besonderheiten beim Rechnungsdruck
Beim Einsatz von ODIN in Italien gilt:
Wenn der Kunde mehrwertsteuerbefreit ist, wird auf der Rechnung der Info-Text 1 und 2 gedruckt. (Dort sollte auch der vom italienischen Gesetzgeber verlangte Text hinterlegt werden.)
In den Fußdaten wird unter der Spalte Mehrwertsteuer der folgende Text gedruckt: N.I.ART.8/C
Ausfuhrtext:
Die Ausfuhrtexte werden mit dem Programm "Diverse Stammdaten" (nur ODIN-Windows) unter Textbausteine verwaltet. Die Textbaustein-Nr. ist wie folgt zu definieren: AUSFUHRTEXT-'Länderkennzeichen'
Besonderheit: Vor der Erfassung oder Korrektur das Textfeld „Doppelklicken“, damit es maximal breit wird.
Kunden-/Vertreter-Hitliste OVER31
Zur Tabelle: Bild:Kunden-VertreterHitliste.pdf